Bizoverbiz - FAQ 

FAQ

Généralités

QUESTION No 1 : Je suis une entreprise en B2B, pourquoi choisir le service BizOverBiz plutôt qu’un autre service de dématérialisation ?

Le service BizOverBiz est à la fois un service de dématérialisation des factures avec archivage à valeur probatoire (fiscale) et un automate de règlement de ces mêmes factures, avec notamment une protection contre les impayés et retards de paiement en B2B. C’est ce qui fait sa différence et sa force en comparaison des autres services.

QUESTION No 2 : Je ne suis pas une entreprise en B2B, pourquoi choisir dans ces conditions le service BizOverBiz ?

Les entreprises de tous secteurs peuvent choisir d’utiliser le service BizOverBiz hors B2B pour mettre à disposition des factures et/ou des documents en B2C (vers des particuliers) et en B2G (vers la sphère publique). Par ailleurs, cette solution sécurisée de dématérialisation des factures et des documents est disponible à un coût parmi les plus bas du marché.

QUESTION No 3 :Comment fonctionne la protection B2B contre les impayés et retards de paiement ?

Le service BizOverBiz s’appuie sur les factures dématérialisées qu’il a placées dans des coffre-forts électroniques pour synchroniser avant échéance des encaissements et des paiements de factures aux montants similaires. La trésorerie de chacune des entreprises concernée n’est, par ce double règlement, ni impactée positivement ni impactée négativement (entrées et sorties se compensent), mais chaque facture ainsi réglée échappe de façon certaine aux impayés et retards de paiement.
Facturation CASH et SIMPLE

QUESTION No 4 : Pourquoi deux appellations « facturation CASH » et « facturation SIMPLE » ?

Il est important de différencier la facturation CASH, qui permet la mise en règlement des factures déposées en coffre-forts électroniques, de la facturation SIMPLE qui ne le permet pas. Les entreprises peuvent commencer par utiliser la facturation SIMPLE (sans règlement) pour engranger de la confiance envers le service BizOverBiz, et ensuite passer progressivement à la facturation CASH (avec règlement).

QUESTION No 5 : Quelles sont les conditions d’utilisation de la facturation CASH ?

Il suffit d’ouvrir un « compte de paiement » sur la plate-forme BizOverBiz qui bénéficie d’un statut d’« agent de service de paiemen » délivré par l’ACPR (Banque de France). En ouvrant un « compte de paiement » BizOverBiz (soit un coût de 25€ HT annuel), les entreprises réalisent un gain immédiat en ne payant plus les « commissions de mouvements » des banques. Ces frais bancaires peuvent s’élever sur une année, selon le volume des débits opérés sur les comptes bancaires, à plus de 100 fois les 25€ HT annuel du « compte de paiement BizOverBiz ».

QUESTION No 6 : Quelles sont les différentes possibilités de règlement d’une facture CASH ?

Tout ce qui conduit à un éloignement du délai légal des 60 jours pour le règlement d’ une facture va, pour BizoverBiz, dans le sens d’un « règlement CASH ». Le règlement peut être (1) demandé manuellement en ligne par un utilisateur, ou (2) généré automatiquement à l’échéance légale des 60 jours, ou (3) anticipé par synchronisation d’une facture entrante et sortante d’un montant similaire. Ces 3 modes constituent une protection contre les impayés et retards de paiement dans la mesure où les 60 jours légaux ne sont ici jamais franchis.
Tarification

QUESTION No 7 : Comment est composé le coût de mise à disposition des factures signées par mail ou par voie interne ?

La mise à disposition d’une facture signée grâce à un mail (....@....) ou grâce aux identifiants internes des utilisateurs (....&....&....) coûte 0,25€ HT. Ce prix comprend, l’import ou l’édition en ligne de la facture, la signature électronique de la facture, et la mise à disposition (par mail ou identifiant interne).

QUESTION No 8 : Comment est composé le coût d’envoi des factures par voie postale ?

De base, l’envoi d’une facture par voie postale coûte 1,50€ HT. Cependant, le coût augmentera progressivement au-delà de la 1ère page selon le nombre de pages à envoyer : +0,25€ HT par page supplémentaire en noir et blanc au-delà de la 1ère page. Il est à noter que ce coût de 1,50€ HT comprend de base la gestion des PND (plis non distribués), fonctionnalité essentielle dès lors qu’une facture est envoyée à un destinataire et qu’elle doit être impérativement reçue (le raisonnement est le même pour un document) .

QUESTION No 9 : Quelle est la justification des coûts allant de 0,50€ à 20€ HT pour un règlement CASH ?

Les règlements manuels et automatiques à échéance des 60 jours coûtent 0,25€ HT. Cependant, quand l’algorithme BizOverBiz trouve une solution de synchronisation de règlements multiples de factures entrantes (à payer) et factures sortantes (à encaisser), le niveau du service rendu n’est évidemment pas le même. De ce fait, les coûts s’échelonnent de la manière suivante selon le montant TTC des factures sortantes (encaissées) : 0,50€ HT par montant < 2.000€ ---- 1,50€ HT par montant < 20.000€ ---- 5,50 € HT par montant < 100.000€ ---- 20€ HT par montant >= 100.000€

QUESTION No 10 : Comment le service peut être réglé à BizOverBiz par les entreprises utilisatrices ?

Le service BizOverBiz est réglé en ligne en pré-payé, soit par carte bancaire, soit par virement vers un compte de paiement BizOverBiz dédié. Chaque prestation BizOverBiz est défalquée du montant pré-payé. Exemple : une prestation de 0,25€ HT (soit 0,30€ TTC) fait passer le compte pré-payé d’une entreprise de 20€ à 19,70€. Quand le compte pré-payé se rapproche de zéro (5€, 2€, 0,50€), l’entreprise reçoit un mail l’invitant à ré-approvisionner son compte pré-payé.

QUESTION No 11 : Quelques exemples de consommation du montant pré-payé en ligne ?

*** Exemple No 1 *** : une entreprise souhaite simplement tester le service et pré-paye en ligne un montant de 30€. Cela lui permet de mettre à disposition de destinataires 100 factures ou documents signés (0,30€ TTC), ou bien d’archiver 100 factures ou documents signés de faible poids (0,30€ TTC si moins de 250Ko de poids de fichier).
*** Exemple No 2 *** : une entreprise utilise régulièrement le service et pré-paye un montant de 1200€. Cela lui permet de mettre à disposition de destinataires et archiver 2000 factures ou documents signés (0,30€ TTC + 0,30€ TTC si moins de 250Ko de poids de fichier).
Archivage

QUESTION No 12 : Par qui est réalisé concrètement l'archivage des factures ?

Le service BizOverBiz a noué un partenariat avec un acteur historique, reconnu et pleinement accrédité pour archiver tout type de documents : respect des normes françaises (NF Z42-013 et NF Z42-020), internationales (ISO 14641-1) et réglementaires ( loi 12 mai 2009), complété par une labellisation « coffre-fort numérique » par la CNIL fin 2016.

QUESTION No 13 : Comment est réalisé l’archivage des factures ?

Chaque entreprise possède un coffre-fort électronique sécurisé dans lequel sont archivées des factures sortantes (à encaisser - clients) et des factures entrantes (à payer - fournisseurs). Quand l'entreprise utilise la facturation SIMPLE, le règlement des factures se fait obligatoirement hors BizOverBiz. Quand l'entreprise utilise la facturation CASH, le règlement des factures se fait potentiellement grâce à BizOverBiz.

QUESTION No 14 : Qu’est-ce que la facturation électronique à valeur probatoire change vis à vis de l’administration ?

Toutes les factures archivées par BizOverBiz dans les coffre-forts ont été préalablement « signées électroniquement » par l’entreprise, garantissant ainsi leur authenticité. Elles deviennent de ce fait « à valeur probatoire », ce qui signifie que c’est à l’administration d’apporter, si tel était le cas, la preuve d’une manipulation frauduleuse de la facture, et non pas à l’entreprise.

QUESTION No 15 : Pourquoi utiliser BizOverBiz pour envoyer et archiver des factures sur CHORUS PRO ?

La plate-forme BizOverBiz sert de « relais » entre l’entreprise et la plate-forme CHORUS PRO, plate-forme mise en place par l’état Français pour recevoir toutes les factures à destination de ses ministères, de ses administrations, mais aussi des collectivité locales. En utilisant BizOverBiz de cette façon, c’est à dire en B2G, l’entreprise a la possibilité de visionner à un même endroit, pendant une durée de 10 ans et de manière totalement sécurisée, l’ensemble de ses factures : SIMPLES (sans règlement), CASH (avec règlement), et CHORUS PRO (sphère publique).
Gestion de documents

QUESTION No 16 : Quel est l’intérêt d’une gestion des documents clefs de l’entreprise via BizOverBiz ?

L’entreprise peut importer, signer, archiver pour 6 ans, et mettre à disposition des documents qu’elles considère être « clefs » pour elle (devis, bons de commande, bons de livraison, relances, litiges, contrats, cahiers des charges,études, rapports techniques, etc...). Ceci apporte une réelle garantie contre d’éventuels litiges futurs quel qu’en soit le type : juridique, financier ou commercial.

QUESTION No 17 : Quel est l'intérêt d'une signature double d'un document de l'entreprise ?

L’entreprise peut signer et mettre un document à disposition d’un destinataire : la signature électronique apposée au document garantit l’authentification du signataire. En retour l’entreprise destinataire peut faire de même et renvoyer à l’entreprise d’origine le document qui sera cette fois doublement signé. C’est une façon simple, pratique, et rapide de donner son accord sur le contenu d’un document et ainsi de contractualiser entre entreprises, de surcroît à peu de frais (0,25€ HT pour chacune des 2 entreprises). Il est à noter que l’entreprise peut cumuler « mise à disposition » et « archivage » du document clef en cochant les deux fonctionnalités.

QUESTION No 18 : Qui peut utiliser la signature multiple d'un document actant d'une contractualisation entre plusieurs acteurs ?

Pour le moment, il n’est pas possible d’utiliser la signature multiple de documents (double ou triple ou plus) autrement qu’entre personnes morales à vocation commerciale possédant un No d’identification (SIRET en France). Ceci signifie que cette fonctionnalité n’est actuellement pas utilisable dans le domaine des RH, par exemple entre un salarié et un employeur (contrat d’embauche, bulletin de salaire, etc ...).